Wielu przedsiębiorców odkłada zmianę biura rachunkowego, choć od dawna nie są zadowoleni z obsługi. Powód jest zwykle ten sam: obawa przed formalnościami i chaosem w dokumentach. Tymczasem dobrze zaplanowana zmiana przebiega spokojnie i bez przerwy w rozliczeniach.
Kiedy warto zmienić biuro?
- gdy o podatkach i składkach dowiadujesz się w ostatniej chwili,
- gdy trudno skontaktować się z księgową, a pytania zostają bez odpowiedzi,
- gdy pojawiają się błędy, korekty lub pisma z urzędu,
- gdy firma rośnie i potrzebuje szerszej obsługi.
Krok 1. Sprawdź umowę z obecnym biurem
Zwróć uwagę na okres wypowiedzenia i zasady przekazania dokumentacji. Najwygodniej zmienić biuro od początku miesiąca, a jeszcze lepiej - od początku roku obrotowego, choć zmiana jest możliwa w każdym momencie.
Krok 2. Wybierz nowe biuro i ustal zakres
Porozmawiaj z nowym biurem o specyfice firmy, liczbie dokumentów, pracownikach i oczekiwaniach. Dobre biuro przedstawi jasny zakres obsługi i wycenę.
Krok 3. Wypowiedz umowę i przekaż dokumenty
Po złożeniu wypowiedzenia poprzednie biuro przekazuje dokumentację - najlepiej na podstawie protokołu, w którym wymienione są ewidencje, deklaracje i dokumenty źródłowe.
Krok 4. Pełnomocnictwa i dostępy
Nowe biuro potrzebuje pełnomocnictw do kontaktu z urzędem skarbowym i ZUS oraz uprawnień w KSeF. Stare pełnomocnictwa warto odwołać.
Krok 5. Weryfikacja i dalsze prowadzenie
Nowa księgowa sprawdza przejęte dane, wyłapuje ewentualne zaległości i ustala z Tobą wygodny sposób przekazywania dokumentów na kolejne miesiące.
W SmartTax przeprowadzamy klientów przez cały proces zmiany biura - od wypowiedzenia umowy po uporządkowanie dokumentacji.
Chcesz zmienić biuro? Zobacz, jak wygląda przejęcie księgowości albo napisz do nas.
